Policy Hinweisgebersystem

Policy Hinweisgebersystem

 

 

1. Zweck und Zielsetzung

 

Wir haben eine interne Meldestelle eingerichtet ( „Meldestelle“) und setzt hiermit die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) um. Dieses Gesetz hat zum Ziel, hinweisgebende Personen und die diese unterstützenden Personen, die Verstöße im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit melden oder missbräuchliche Handlungen oder Unterlassungen aufdecken, vor Repressalien und Benachteiligung zu schützen. Zudem geht es uns auch um den Schutz unseres Unternehmen vor einem Reputationsverlust und wirtschaftliche Schäden durch rechtswidrige Handlungen.

 

Diese Richtlinie zeigt auf, wann, unter welchen Voraussetzungen und durch welche Maßnahmen hinweisgebende Personen bei der Meldung von Verstößen geschützt sind. Sie soll Mitarbeitende, die einen Hinweis abgeben wollen, informieren und dazu ermutigen, Fehlverhalten intern zu melden. 

 

2. Wie kann man sich an die Meldestelle wenden?  

 

Wir haben auf unserer Webseite und im Intranet einen Link zu einem digitalen Hinweisgebersystem implementiert. Darüber können alle Meldenden Hinweis über rechtswidrige Handlungen abgeben. Dies ist sogar anonym möglich. Der Meldekanal ist so gestaltet, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. In der Meldung sollten möglichst alle Details der betreffenden Angelegenheit und jeder verfügbare Beweis enthalten sein.

 

3. Wer kann sich an die interne Meldestelle wenden?

 

Der von der Meldestelle betriebene Meldekanal steht allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Zudem steht das digitale Hinweisgebersystem auch weiteren Personen, wie z.B. Mitarbeitenden von Lieferanten oder Selbständigen zur Verfügung.

 

Hinweisgebende Personen können den Verstoß auch an eine externe Meldestelle senden. Sie sollten aber in den Fällen, in denen wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an die interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es Ihnen unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

 

4. Was kann gemeldet werden?

 

Gemeldet werden können begründete Verdachtsmomente oder das Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße. Es geht um Verstöße (Handlungen oder Unterlassungen) sowie missbräuchliches Verhalten im Rahmen einer beruflichen, dienstlichen oder unternehmerischen Tätigkeit, insbesondere um:

 

  1. Verstöße gegen Strafvorschriften,   
  2. Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient, z.B. bei Vorschriften bzgl.
    1. Arbeitsschutz
    2. Gesundheitsschutz
    3. Mindestlohn
    4. Arbeitnehmerüberlassung
    5. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union, die in § 2 Abs. 1 Nr. 3 a) bis t) HinSchG aufgeführt sind (dazu zählen u.a. Verstöße gegen Verbraucherschutzregelungen wie z.B. das Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz (WBVG) oder Verstöße gegen Regelungen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes),
    6. Verstöße gegen Vergabevorschriften i.S. von § 2 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG,
    7. Verstöße gegen steuerliche Rechtsnormen für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften.

 

5. Umgang mit Meldungen

 

Alle Meldungen werden von den Compliance Beauftragten bearbeitet und nach dem folgenden Verfahren vertraulich behandelt.

 

Die Identität sowohl der hinweisgebenden Person als auch der Person, die Gegenstand einer Meldung ist, darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden. Dies gilt auch in Bezug auf sonstige Personen, die gegebenenfalls in der Meldung erwähnt werden. Deshalb haben nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zuständigen Meldestellenbeauftragten Zugriff auf die eingehenden Meldungen.

 

 

 

 

 

Nach erfolgter Untersuchung werden ggf. notwendige Folgemaßnahmen eingeleitet. Dies können beispielsweise sein:

 

 

6. Schutz für hinweisgebende Personen

 

Hinweisgebende Personen, die hinreichend Grund zur Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprachen, und die sich mit Informationen zu Verstößen im Sinne dieser Richtlinie an die interne oder an eine externe Meldestelle gewandt haben, werden davor geschützt, dass ihre Enthüllungen zu Benachteiligungen führen: Sie müssen als Folge der Meldung keine ungerechtfertigten Maßnahmen und Behandlungen befürchten, auch wenn sich die Hinweise als unbegründet erweisen sollten.

Wenn hinweisgebende Personen feststellen, dass sie als Folge ihres Vorgehens an ihrem Arbeitsplatz Nachteile erleiden, sollten sie unmittelbar ihre Vorgesetzten oder - wenn ihnen dieser Weg nicht geeignet erscheint - deren übergeordnete Vorgesetzte oder die Personalabteilung informieren. Mitarbeitende oder Vorgesetzte, die hinweisgebende Personen benachteiligen, werden arbeitsrechtlich sanktioniert. Darüber hinaus ist der Verursacher von Repressalien ggf. verpflichtet, der hinweisgebenden Person einen daraus entstehenden Schaden zu ersetzen.

 

7. Falsche Auskünfte

 

Personen, die eine Angelegenheit melden, von der sie wissen, dass sie unrichtig ist, wird der Schutz für hinweisgebende Personen nicht gewährt. Diese Personen müssen mit rechtlichen Maßnahmen rechnen.

 

 

 

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